Que una presentación cumpla el objetivo buscado o pase desapercibida tiene mucho que ver con la forma que planteemos la preparación y ejecución de la misma.
Para empezar, aclarar que entiendo una presentación como una transmisión de contenidos que buscan causar un determinado efecto sobre una audiencia. Esto centra nuestro interés en dos áreas básicas:
1.- Cómo encontrar y organizar los contenidos relevantes.
2.- Cómo compartirlos con el receptor de la presentación para que logren despertar su interés y cambiar su actitud.
Comencemos apagando el ordenador. Estamos en un momento inicial y la linealidad habitual en la forma de trabajar de las herramientas informáticas y su capacidad para distraernos, no son un aliado para tu creatividad.
Un papel y un lápiz para dibujar un mapa mental lleno de ideas conforme llegan, una pizarra o un taco de Post-it serán más útiles. Si te es duro coger un lápiz, tienes versiones en software.
Las fuentes para recopilar información dependerán mucho de la accesibilidad de la misma y del tipo de presentación. En cualquier caso, tenemos que tener algún modo de registrar los datos que vayamos encontrando y las ideas que nos puedan ser útiles. A mi me es muy útil Evernote, donde guardo notas, páginas web de interés, gráficos… las tengo ordenadas por temas y siempre accesibles. También hay una versión analógica de esto, que básicamente es una pequeña libreta en nuestro bolsillo. Acostúmbrate a registrar notas e ideas y en poco tiempo tendrás una buena base para tu presentación.
Con todo ello, seleccionaremos la información relevante en cuanto contribuya a nuestro objetivo, teniendo en cuenta nuestra audiencia y nuestra limitación de tiempo. En este sentido a mí me ayuda pensar que, independientemente de que nos marquen alguna limitación temporal, la capacidad de atención e interés de nuestra audiencia va en declive, por lo que es vital gestionar el contenido, la forma y los tiempos adecuadamente para evitarlo.
Llega el momento de crear la presentación. No es éste el espacio para desarrollar consejos de oratoria ni de PowerPoint, pero te daré unas ideas que a mí me funcionan.
Clarifica tu objetivo y empieza a estructurar el mensaje y generar contenido. No pierdas tiempo perfeccionando el aspecto, la forma, hasta que acabes el contenido. Si te centras demasiado pronto en la forma, es más fácil caer en baches de contenido y por tanto de interés, que serán detectados por tu audiencia.
Sigue una estructura básica de mensaje, presentación, hipótesis/desarrollo y conclusiones, pero siempre, ten clara una idea eje que se reiterará en tu discurso.
La persuasión, que al final es lo que buscas, es una cuestión que tiene que ver mucho más con la emoción que con la razón. Sé emocional en tu comunicación y empatiza con tu audiencia. Para ello cuentas con recursos fantásticos como el storytelling, las imágenes, el humor, la participación y en general el tono de tu presentación.
Sé absolutamente visual y busca la simplicidad máxima en el estilo. Olvida las listas de datos, los textos largos, así como la utilización de recursos gráficos o audiovisuales innecesarios. Expón conceptos básicos y desarróllalos aportando tu conocimiento, no tus habilidades en la lectura.
Espero que estas pinceladas te sean útiles para preparar tu próxima presentación y por último, te deseo que encuentres un motivo para demostrar el mayor de los entusiasmos en ella, ya que aportará credibilidad y un estado de ánimo en la audiencia que facilitará la consecución de tu objetivo.
Las marcas utilizadas son marcas registradas por sus titulares. Fotografía: © Ignacio López de Zamora
Demprendedores 