Timeboxing en las reuniones

¿Te suenan esas largas reuniones que tienen los políticos en las que al acabar no han resuelto absolutamente nada? Pues es algo que suele pasar en todas partes, no solo en la política. Hoy quiero poner sobre la mesa un concepto que me gusta bastante para solucionar uno de los problemas más importantes, la pérdida de tiempo.

El concepto de timeboxing es muy sencillo, se trata simplemente de acotar una actividad (en este caso una reunión) a un tiempo máximo determinado, fácil.

La idea a la hora de llevar esto a la práctica es la siguiente, hay que marcarse unos objetivos para la reunión, normalmente son puntos del día o similares. Una vez en la reunión se tratan dichos puntos, lo que se suele hacer normalmente, pero…

La gran diferencia es que una vez suena la campana (llegamos al límite de tiempo establecido para la reunión) se levanta sesión, da igual que no se haya adelantado nada, que falte una tontería, un puntito de nada. Esto es timeboxing, hay que terminar porque no hay más tiempo de reunión, lo que falta para la siguiente.

Puede parecer algo restrictiva, sin embargo creo que todo lo que aporta es agilidad. En las reuniones uno tiende a dispersarse, ya que no tiene en mente que hay un límite, al aplicar este todo cambia, lo normal es centrarse en lo que toca, ir a por ello. También es bueno para planificar mejor una reunión, en lugar de tratar decenas de temas se prioriza y se piensa en lo que se va a decir antes de la reunión.

Al final el timeboxing ayuda a planificar y aprovechar mejor el tiempo, empieza a practicarlo y notarás la diferencia.

 

Foto: Oliver in Nested Boxes de Mr. T in DC. (CC BY-ND 2.0)

NEOLOGISMO DEL DÍA: ERP

Son las siglas en inglés de “Planificación de Recursos Empresariales” (Enterprise Resource Planning). Es un sistema de gerencia para integrar operaciones de producción, logística, inventario envíos y contabilidad de una empresa.

 

Con este sistema integrado los programas trabajan interconectados entre ellos compartiendo datos de una base centralizada para optimizar procesos. Se dividen en módulos y se instalan atendiendo a las necesidades de cada cliente.

 

Aunque en ocasiones el software requiere alta capacitación y concienciación de los empleados.

Son pues una herramienta importante en la productividad de la empresa pudiendo contribuir mucho a aumentar la misma ya que los datos sólo se introducen una vez y pueden ser usados desde cualquiera de los programas que integran el ERP.

 

Ejemplos: SAP Business One, Microsoft Dynamics GP, Microsoft Dynamics SL, etc.

 

 

Foto: SocrateOpen – Highly Adaptable, ERP & CRM Enterprise-Class Applications por BITSoftware. (CC BY-ND 2.0)

La importancia de centrarse

Como emprendedor que soy muchas veces me veo desbordado por un sinfín de tareas y cosas que tengo que hacer o atender. Como imagino que os pasará a más de uno de vosotros, emprendedores, el emprendedeurismo no es mi única actividad diaria… porque hasta que la máquina arranque tenemos que prepararnos y subsistir, y eso también forma parte de ser emprendedor las 24h ¿verdad?

El problema cuando tenemos tantas tareas entre manos es que no les dedicamos el tiempo suficiente. Como hemos estado hablando últimamente de este tema me gustaría hacer mi propia aportación personal al asunto y empezarlo con una pregunta sencilla:

Como emprendedor ¿Qué es mejor: centrarse en una tarea única o ser “multitarea”?

Ya os hemos contado algunas técnicas para priorizar eligiendo las tareas que debemos realizar y los problemas que pueden surgir cuando lo estamos decidiendo pero démosle un giro de tuerca: ¿por qué no nos centramos?

El refranero español es bastante extenso y tiene al menos dos (que yo recuerde) refranes que hablan de la importancia de centrarse:

– Quien mucho abarca, poco aprieta.

– Aprendiz de todo, maestro de nada.

¿Os suenan? Pues si forman parte de nuestra idiosincrasia léxica es por algo. Pensadlo. Alguien más ya ha reflexionado sobre este tema antes que nosotros.

Muchas veces cuando tienes muchas cosas que hacer no le dedicas el tiempo suficiente ni necesario a cada una de ellas y acabamos sacrificando una por otra. La experiencia y algunas charlas y jornadas me han enseñado lo importante que es centrarse, organizarse, priorizar y sobre todo cumplir. No debemos comprometernos a más de lo que podamos cumplir, porque ya nos costará realizar lo que podemos… como para intentar abarcar más.

Haciendo uso de muchos de los consejos que ya os hemos dado y del sentido común tan fértil en los emprendedores (guiño guiño) creo que coincidiréis conmigo en que debemos centrarnos. No estoy diciendo (ojo) que abandonemos todo y nos dediquemos a una sola cosa… eso sería impensable en nuestro creciente e incierto mundo, pero sí que debemos elegir de todas esas cositas que tenemos que hacer a lo largo del día, seleccionarlas, priorizarlas y realizarlas, por supuesto, porque si no, al final lo único que tendremos son un montón de cosas sin acabar, una montaña enorme en el cajón de “cosas por hacer” y muy poquitas cosas en el de “terminado”.

¿Cómo lo véis?

Yo sigo teniendo muchas cosas pendientes (sigo siendo emprendedor multitarea) pero poco a poco voy terminándolas y priorizando para poder llegar cómodamente a mi meta…

¿Y vosotros?

 

 

Foto: darts de aepoc. (CC BY-NC-ND 2.0)

4 consejos para tomar la mejor decisión en momentos difíciles

Llega un momento en el transcurso de cualquier proyecto en que perdemos la visión de qué queremos lograr y nuestra capacidad de tomar decisiones se ve seriamente dañada. Es en esos momentos cuando recurro a estos 4 valiosos consejos de la mano de Kaihan Krippendorff en Fast Company:

1. Vuelve a los orígenes: Cuando parece que todo está perdido, párate. Echa la mirada hacia atrás y recuerda qué es lo que hizo que emprendieses dicho proyecto, cuál fue el motivo que hizo que dieras el primer paso y cuál fue la visión de lo que querías conseguir con ello. Imagínate a ti mismo lográndolo y cómo lo quieres lograr.

La segunda gran pregunta que debemos hacernos es la siguiente: ¿Qué es lo que necesito saber? abre tu abanico de posibilidades a raíz de esta pregunta y si no encuentras la respuesta pregúntate quién lo puede saber.

2. Saber abandonar: Desde pequeños se nos inculca que nunca tiremos la toalla. Estoy de acuerdo. La base del éxito es la perseverancia sin lugar a dudas. Sin embargo… permanezcamos listos, un buen estratega hace sacrificios. No se trata de tirar por la borda todo un proyecto sino analizar todas las partes del mismo y decidir qué cosas valen la pena y qué no. ¿Podemos llegar al mismo resultado eliminando partes innecesarias?

3. Haz números: Tiempo, dinero, energías. Esos son tus tres combustibles primarios. Un proyecto que se alarga en el tiempo te consumirá y tendrás que valorar si dicho combustible alcanza el valor de tu proyecto. Vuelve al punto 2 y piensa en cómo puedes optimizar tus recursos.

4. Se táctico: Separa tu estrategia en 4 grandes bloques. Inversión de tiempo, estrategias, locuras y movimientos ganadores. Visualiza cómo vas a realizar tus movimientos que te llevarán a tu visión del éxito y persíguelos siempre.

Y recuerda, siempre que des un paso vuelve a replantearte tu siguiente movimiento desde el punto 1.

 

 

Foto: Four Leaf Clover 068 por cygnus921. (CC BY 2.0)

Aprovecha tu tiempo con Pomodoro

¿Cansado de ponerte a trabajar y ser interrumpido constantemente por tu propia voluntad? Cada vez es más difícil separar el trabajo de las distracciones, más si trabajas con un ordenador. Entras las redes sociales, el email, los blogs y cualquier otro imprevisto, no es de extrañar que pierdas el foco y la concentración.

Para que esto no te suceda puedes utilizar la técnica Pomodoro.

Esta técnica facilita la concentración en una tarea concreta durante un periodo de tiempo, es un refuerzo a tu fuerza de voluntad, una barrera para las distracciones.

El inventor de esta técnica de administración del tiempo fue inventada a finales de los 80 por Francesco Cirillo y es una de las más conocidas.

¿En qué consiste?

– Realiza tareas de 25 minutos.

– Toma un descanso de 5 minutos entre tarea y tarea.

¿Ya está?

Lo mejor de Pomodoro es su sencillez, debes marcarte una tarea a realizar en el tiempo estipulado, el cual debes aprovechar al máximo para realizarla. En el momento en el que pasen los 25 minutos tomas un descanso, cuando este termine sólo tienes que continuar con la misma tarea o una nueva.

Hay que tener en cuenta que cada 4 ciclos el descanso que se toma en lugar de ser de 5 minutos deberías prolongarlo a uno de 15 ó 20 minutos.

Lo indispensable

Ten claras las tareas a realizar y utiliza un temporizador para controlar el tiempo. Aunque más bien te recomiendo usar cualquier aplicación software de Pomodoro.

Existen aplicaciones para todas las plataformas, las cuales vienen preparadas para empezar a usar la técnica Pomodoro sin hacer nada más que darle a “empezar”.

No te será difícil encontrar una aplicación para tu dispositivo, próximamente haré una entrada sobre unas cuantas.

Mi experiencia

Personalmente he utilizado la técnica Pomodoro para realizar tareas que no me gustan pero que debo hacer. Normalmente cuando realizaba estas tareas me era muy sencillo distraerme con cualquier cosa, sin embargo desde que uso Pomodoro es como un extra de fuerza de voluntad, ya que hasta que no suene la alarma no pierdo el foco.

Para otros casos ni si quiera la he probado, pero más que nada porque no he considerado oportuno ponerme una alarma (que en ocasiones puede molestar si estás muy concentrado) a la hora de realizar una tarea que me agrada.

Te recomiendo probarla, ¡no pierdes nada por hacerlo!

Foto: Pomodoro Kitchen Timer for Action Loggingde AndyRobertsPhotos. (CC BY 2.0)

Oportunidad para el emprendedor | Herramientas colaborativas virtuales

Por Israel Pastor Sánchez

La interactividad asociada al cambio desde la web 1.0 a la web 2.0 además de permitir un vertiginoso auge de las distintas redes sociales, ha facilitado también la aparición y uso de las conocidas como “herramientas en la nube” o “cloud computing” en inglés, es decir, aquellas que no están alojadas en el equipo físico sino en algún lugar de internet.

Desde mi punto de vista, en general, todavía no hemos prestado la suficiente atención a este tipo de aplicaciones, pues cuentan, a mi juicio, con innumerables ventajas frente al software tradicional. De hecho, no parece que esta filosofía vaya tan desencaminada, cuando incluso grandes compañías como Microsoft se han subido a este carro y otras empiezan ya a utilizarlas.

Entre los alicientes para el uso de esta tecnología podríamos señalar, sin ánimo de exhaustividad, los siguientes:

• Podemos ahorrar en hardware para el procesamiento de información, pues son los servidores o proveedores de la aplicación quienes soportarán esta carga. Con sólo ejecutar un navegador web ya se puede operar.

• Se trata de software legal.

• Muchas aplicaciones son gratuitas. Y las que son de pago se suelen ajustar al uso que se le vaya a dar, por lo que se reducen las pérdidas por la llamada “capacidad ociosa”.

• Se puede acceder desde cualquier ordenador o dispositivo, independientemente de su sistema operativo, con conexión a internet. Esta característica es especialmente útil ante una eventual avería en nuestro equipo habitual, además, el cambio a uno nuevo resulta mucho menos traumático.

• Las actualizaciones se realizan en el servidor, no en los equipos. Por lo que nos podemos olvidar de las molestas actualizaciones pendientes que suelen aparecer en los momentos más inoportunos (con la típica, y más molesta aún, frase: “debe reiniciar el equipo en este momento…”)

• Permiten a varios usuarios trabajar en el mismo documento de modo síncrono (al mismo tiempo) o asíncrono (sin coincidencia en el tiempo). Esta particularidad colaborativa ofrece nuevas y potentes posibilidades a la hora de trabajar en equipo.

Por otro lado, como cualquier herramienta, éstas no están exentas de algunos inconvenientes, como por ejemplo:

• Posible pérdida de privacidad. La información está en manos de terceros y muchas veces no se sabe muy bien quiénes son.

• Dificultad para realizar copias de seguridad. De nuevo se depende del proveedor, aunque probablemente tenga mejores instalaciones que nosotros.

• En cualquier momento pueden cambiar las condiciones del servicio. Y eso sin contar con que no aparezca el FBI y desmantele el servicio.

En cualquier caso, sopesando pros y contras, sigo pensando que es una vía que debemos explorar, aunque ésta es sólo mi opinión, como emprendedor,  ¿tu qué piensas?, ¿utilizas estas herramientas?, ¿nos cuentas tu experiencia?, ¿cuáles son las más útiles para ti?.

Espero tus respuestas.