Consejos para comunicarse mejor

Seguro que tienes malentendidos con multitud de personas de manera frecuente e incluso recurrente, es algo que asumimos como normal, al fin y al cabo son solo eso, malentendidos.

¿Qué sucede cuando estos malentendidos suceden en la elaboración de un proyecto? Como mínimo que perdemos tiempo, también pueden darse discusiones e incluso peleas. Hay que encontrar soluciones a estos malentendidos, pero todavía más hay que prevenirlos.

¿Has jugado alguna vez al teléfono loco (ese en el que uno le dice una frase a un compañero, el cual se la dice a otro y se forma una cadena hasta que te llega a ti el mensaje que lanzaste, y no se parece en nada)?

Hayas jugado o no seguro que sabes que sin duda alguna esto es lo que pasa siempre, en la vida laboral, no en un juego.

¿Qué podemos hacer para prevenir los malentendidos?

Tenemos muchas opciones, solo voy a comentar algunas, y seguro que otras muchas ni si quiera las conozco.

Para empezar si hablamos de tareas a realizar lo mejor es tenerlas por escrito en una herramienta de trabajo común al equipo, descrita con un mínimo de detalle, con fechas y otros datos que sean necesarios. También está bien poner a quién le toca realizar dicha tarea.

Como siempre estos son los consejos del mal llamado sentido común, al cual me gusta llamar personalmente como “el menos común de los sentidos”.

Realizar reuniones cortas de manera frecuente (diarias, por ejemplo) para refrescar entre todo el equipo lo que está realizando cada uno, si tiene algún problema etc…

Al final en un entorno de trabajo la comunicación oral seguramente va a ser la predominante, por lo que a la hora de comunicar tareas es imprescindible cerciorarse de que la otra persona entiende lo que tú quieres comunicar, para ello no pasa nada por repetirse, y también hablar con un tono correcto y a una velocidad pausada.

Por último hay que destacar que pese a seguir todos estos consejos y muchos más lo fácil va a ser tener malentendidos, eso sí, de manera más aislada o de menos calibre.

 

Foto: Old Telephones and assorted equipment de sgroi. (CC BY-NC-SA 2.0)

La importancia de centrarse

Como emprendedor que soy muchas veces me veo desbordado por un sinfín de tareas y cosas que tengo que hacer o atender. Como imagino que os pasará a más de uno de vosotros, emprendedores, el emprendedeurismo no es mi única actividad diaria… porque hasta que la máquina arranque tenemos que prepararnos y subsistir, y eso también forma parte de ser emprendedor las 24h ¿verdad?

El problema cuando tenemos tantas tareas entre manos es que no les dedicamos el tiempo suficiente. Como hemos estado hablando últimamente de este tema me gustaría hacer mi propia aportación personal al asunto y empezarlo con una pregunta sencilla:

Como emprendedor ¿Qué es mejor: centrarse en una tarea única o ser “multitarea”?

Ya os hemos contado algunas técnicas para priorizar eligiendo las tareas que debemos realizar y los problemas que pueden surgir cuando lo estamos decidiendo pero démosle un giro de tuerca: ¿por qué no nos centramos?

El refranero español es bastante extenso y tiene al menos dos (que yo recuerde) refranes que hablan de la importancia de centrarse:

– Quien mucho abarca, poco aprieta.

– Aprendiz de todo, maestro de nada.

¿Os suenan? Pues si forman parte de nuestra idiosincrasia léxica es por algo. Pensadlo. Alguien más ya ha reflexionado sobre este tema antes que nosotros.

Muchas veces cuando tienes muchas cosas que hacer no le dedicas el tiempo suficiente ni necesario a cada una de ellas y acabamos sacrificando una por otra. La experiencia y algunas charlas y jornadas me han enseñado lo importante que es centrarse, organizarse, priorizar y sobre todo cumplir. No debemos comprometernos a más de lo que podamos cumplir, porque ya nos costará realizar lo que podemos… como para intentar abarcar más.

Haciendo uso de muchos de los consejos que ya os hemos dado y del sentido común tan fértil en los emprendedores (guiño guiño) creo que coincidiréis conmigo en que debemos centrarnos. No estoy diciendo (ojo) que abandonemos todo y nos dediquemos a una sola cosa… eso sería impensable en nuestro creciente e incierto mundo, pero sí que debemos elegir de todas esas cositas que tenemos que hacer a lo largo del día, seleccionarlas, priorizarlas y realizarlas, por supuesto, porque si no, al final lo único que tendremos son un montón de cosas sin acabar, una montaña enorme en el cajón de “cosas por hacer” y muy poquitas cosas en el de “terminado”.

¿Cómo lo véis?

Yo sigo teniendo muchas cosas pendientes (sigo siendo emprendedor multitarea) pero poco a poco voy terminándolas y priorizando para poder llegar cómodamente a mi meta…

¿Y vosotros?

 

 

Foto: darts de aepoc. (CC BY-NC-ND 2.0)

3 trucos para mejorar estimando tareas

Con la entrada de ayer veíamos algunos problemas a la hora de estimar tareas, hoy apunto algunos trucos para intentar paliar esos problemas. De antemano te pido que me ayudes a hacer la lista más grande.

– Doblar la estimación:

El sencillo truco de “por si acaso… le añado más tiempo”, no es nada descabellado, quizás una tarea que te lleva un par de horas te ocupe mucho más tiempo con el menor imprevisto. También es perfecta para estimar tareas que nunca has realizado, las cuales puede que a priori veas como sencillas y después en la práctica se demuestre lo contrario.

 

– Asignar una tarea de imprevistos:

No se trata de añadir una tarea propiamente dicha, más bien el truco es añadir X horas libres, las cuales serán consumidas seguramente por la mala estimación en el resto de tareas. La podríamos llamar también la técnica del colchón.

 

– Preparativos:

A la hora de estimar lo normal es pensar en cuanto tardaríamos en realizar la tarea correspondiente, sin embargo no caemos en cuanto tiempo vamos a tardar en prepararlo todo, quizás nos lleve cinco minutos, o tal vez veinte. Si cada tarea nos lleva un tiempo de preparación puede que sumen al final un tiempo para nada despreciable, tenlo en cuenta de antemano.

 

Es tu turno, ¿cual es tu truco?

 

 

Foto: micro notes por kerryj.com. (CC BY-NC 2.0)

Los problemas estimando tareas

Cuando uno se organiza suele dividir el trabajo en distintas tareas, ya sean estas grandes o pequeñas, de un tipo u otro. De hecho uno suele poner fechas a esas tareas, algunos atribuyen horas, objetivos o similares a las mismas.

Aquí empiezan los problemas, resulta que estimar una tarea no es para nada fácil. Podemos encontrarnos con los siguientes puntos a la hora de la verdad:

– La tarea depende de varias personas.

– Un objeto imprescindible no aparece o no está disponible.

– Has estimado la tarea de manera optimista.

– Ha surgido algún imprevisto.

Estas son solo algunas de las cosas que suelen pasar, seguro que a ti te han pasado mil millones de imprevistos mientras realizabas una tarea.

¿Qué podemos hacer para mejorar nuestra forma de estimar tareas?

Sin lugar a dudas no hay fórmulas mágicas, al fin y al cabo siempre van a aparecer imprevistos.

Pese a no haber magia hay trucos y técnicas, mañana en Demprendedores.

 

 

Foto: work-todo-list-july-6 por purpleslog. (CC BY 2.0)

Aprovecha tu tiempo con Pomodoro

¿Cansado de ponerte a trabajar y ser interrumpido constantemente por tu propia voluntad? Cada vez es más difícil separar el trabajo de las distracciones, más si trabajas con un ordenador. Entras las redes sociales, el email, los blogs y cualquier otro imprevisto, no es de extrañar que pierdas el foco y la concentración.

Para que esto no te suceda puedes utilizar la técnica Pomodoro.

Esta técnica facilita la concentración en una tarea concreta durante un periodo de tiempo, es un refuerzo a tu fuerza de voluntad, una barrera para las distracciones.

El inventor de esta técnica de administración del tiempo fue inventada a finales de los 80 por Francesco Cirillo y es una de las más conocidas.

¿En qué consiste?

– Realiza tareas de 25 minutos.

– Toma un descanso de 5 minutos entre tarea y tarea.

¿Ya está?

Lo mejor de Pomodoro es su sencillez, debes marcarte una tarea a realizar en el tiempo estipulado, el cual debes aprovechar al máximo para realizarla. En el momento en el que pasen los 25 minutos tomas un descanso, cuando este termine sólo tienes que continuar con la misma tarea o una nueva.

Hay que tener en cuenta que cada 4 ciclos el descanso que se toma en lugar de ser de 5 minutos deberías prolongarlo a uno de 15 ó 20 minutos.

Lo indispensable

Ten claras las tareas a realizar y utiliza un temporizador para controlar el tiempo. Aunque más bien te recomiendo usar cualquier aplicación software de Pomodoro.

Existen aplicaciones para todas las plataformas, las cuales vienen preparadas para empezar a usar la técnica Pomodoro sin hacer nada más que darle a “empezar”.

No te será difícil encontrar una aplicación para tu dispositivo, próximamente haré una entrada sobre unas cuantas.

Mi experiencia

Personalmente he utilizado la técnica Pomodoro para realizar tareas que no me gustan pero que debo hacer. Normalmente cuando realizaba estas tareas me era muy sencillo distraerme con cualquier cosa, sin embargo desde que uso Pomodoro es como un extra de fuerza de voluntad, ya que hasta que no suene la alarma no pierdo el foco.

Para otros casos ni si quiera la he probado, pero más que nada porque no he considerado oportuno ponerme una alarma (que en ocasiones puede molestar si estás muy concentrado) a la hora de realizar una tarea que me agrada.

Te recomiendo probarla, ¡no pierdes nada por hacerlo!

Foto: Pomodoro Kitchen Timer for Action Loggingde AndyRobertsPhotos. (CC BY 2.0)